Цель систематизации – это наведение порядка и достижение максимальных результатов за счет использования всех ресурсов и возможностей компании:

1. Повышение прибыли компании
2. Добиться устойчивость компании в кризис
3. Убрать хаос
4. Снижение зависимости бизнеса от «звёзд» в команде
5. Освобождение собственника из рутины и текучки
6. Повышение согласованности коммуникаций между сотрудниками и подразделениями
7. Повышение вовлеченности сотрудников в достижении конечных результатов

Проясним для начала слова из заголовка.

         Бизнес – это организованная деятельность человека или группы, позволяющая реализовать идеи и задумки владельца и приносящая ему и организации доход (прибыль).

Слово «организовывать» означает упорядоченно располагать вещи и налаживать действия для выполнения того, что хотят сделать человек или группа.

Слово «Организация» имеет две дефиниции: одна выражает некий объект, состоящий из ресурсов и людей, а вторая – функция или некий процесс (деятельность)

    Организации (от греч. ὄργανον – инструмент) – это целевое объединение ресурсов. Организации, созданные человеком (людьми), характеризуются наличием человека как активного ресурса. Для организаций, созданных человеком, характерно наличие функций управления и планирования (словарь Академик).

     Организация — это группа людей, работающих совместно, во главе с руководителем и выполняющих определенные планы. (То есть – это некий объект).

    Организация — это комплекс мероприятий, направленных на получение необходимых условий для достижения какого-либо результата. ( Здесь – это процесс или взаимосвязанные процессы с целью достижения какого-то результата).

     Управление (организацией) – это действия владельца или руководителей организации, направленные на достижение идей и задумок владельца, выполнение функций для достижения промежуточных результатов, а также для создания самой организации или ее частей.

        Систематизация – это упорядочивание различных частей организации, функций (действий) этих частей для максимального ускорения процессов организации и минимизации затрат, направленные на достижение целей организации.

«Не товары, а процессы их создания приносят компаниям долгосрочный успех» — это формула процессного подхода, предложенная Майклом Хаммером и Джеймсом Чампи; управлять организацией — значит управлять ее процессами. То есть организация рассматривается в первую очередь не как совокупность различных подразделений, отвечающих за свою часть работы, а как система взаимосвязанных (кросс-функциональных) бизнес-процессов, посредством которых достигается ценный конечный продукт (ЦКП). Компания настолько эффективна и совершенна, насколько эффективны и хороши ее бизнес-процессы.

Определение бизнес-процесса

    Процесс – это повторяющаяся последовательность взаимосвязанных задач (действий), выполняемых людьми и/или машинами для достижения определенной цели. Процесс инициируется определенным событием и завершается определенным исходом или вызовом другого процесса.

      Бизнес-процесс – это сквозной и кросс-функциональный процесс, дающий ценный результат.

Мы разобрали дефиниции основных терминов, характеризующих организацию и бизнес-процессы.

Что такое систематизация?

       Систематизация – это комплекс мер в организации, направленный на структурирование и разграничение подразделений и должностей по функциональным признакам, точное определение самих функций, ЦКП, местоположения их в организационной иерархии, а также порядок взаимодействия этих подразделений для достижения целей организации наиболее эффективным способом.

В систематизации можно выделить ряд шагов:

1. Определение и точное формулирование целей организации и стратегического плана;
2. Долгосрочное и краткосрочное планирование производственных результатов;
3. Четкое прописывание ценного конечного продукта (ЦКП) каждого подразделения и должности, внедрение статистик и KPI;
4. Создание положений о подразделениях и должностных инструкций;
5. Разработка системы справедливой оплаты труда и мотивации сотрудников.
6. Четкое определение и прописывание правил внутренних коммуникаций с целю создания быстрого потока бизнес-процессов;
7. Разработка системы управления финансами: планирование доходов, распределение по фондам и четкий контроль расходов;
8. Создание эффективной системы маркетинга и продаж;
9. Разработка политики (правила работы) компании.
10. Создание системы координации и контроля исполнения производственных и финансовых планов;

         Таким образом, внедрив последовательно эти шаги, хаотичность преобразуется в слаженную и высокоэффективную систему управления, где:

• каждый сотрудник точно знает, что и какого качества продукт (результат) он должен производить;
• эти результаты измеряемы количественно и качественно;
• сотрудник знает с кем и как он взаимодействует, кем он управляет и кто его руководитель;

   Создается справедливая и поэтому действенная система оплаты труда и мотивации сотрудников.

          Бизнес-процессы отточены результативны.

          Создается команда единомышленников по достижению целей компании.